كيف تتصل بمسؤول ؟

 
أولا / تعرف على وسائل الاتصال المتاحة من مقابلة شخصية أو مهاتفة أو مفاكسة أو إبراق أو رسائل بريدية .
ثانيا / اسأل الله التيسير وأن يشرح الله صدره وأن يفتح عليه ويلهمه الحق ، وكذلك اسأل الله لنفسك التثبيت وحسن المنطق .
ثالثا / لتكن مخاطبتك له بأسلوب رأيت وقرأت وسمعت ووقفت على ... ولاتكن بصيغة أخبرت أو يقولون .. وحاول قدر استطاعتك حمل إثبات ما تدعيه سواء بصورة أو صوت أو قصاصة ..
رابعا / حالات الاتصال المناسبة ومايلزم لها :
‌أ- المراسلة البريدية العادية : صغ ما تريد كتابته بأسلوب حسن مراعيا فيه ما ورد في الفقرة ثالثا ، حاول أن لا يكون الخطاب مطولا ،وليكن مطبوعا ، أبرز النقاط والكلمات المهمة إما بتكبير الخط أو تثخينه ، ذيل الخطاب باسمك ثلاثيا وعنوانك البريدي وهاتفك ، واصل متابعة الخطاب بالرقم والتاريخ .
‌ب- الإبراق : وهذه الخدمة متوفرة في بعض بلدان الجزيرة العربية فمثلا في السعودية يمكنك زيارة أقرب مكتب برقيات من منزلك أو الاتصال بمركز البرقيات على هاتف رقم 969 وحاول أن تكون البرقية مختصرة متضمنة لما تريد
‌ج- المفاكسة : وينطبق عليها ما ورد في الفقرة ( أ ) .
‌د- المهاتفة : احرص على الحصول على الهاتف المباشر للمسؤول أو مدير مكتبه وحاول أن تتعرف على مدير مكتبه أوالسكرتير وأن توثق علاقتك به ، عرف بنفسك ومكانتك الوظيفية ، حادثة بهدوء مراعيا ما ورد في الفقرة ثالثا ، أطلب رقم فاكسه المباشر وأرسل له خطابا يتضمن ما ذكرته له ليسهل متابعته فيما بعد .
هـ- المقابلة الشخصية : وهذه الوسيلة هي من أقوى الوسائل تأثيرا ، عند عزمك على مقابلة مسؤول راع ما يلي :
- راجع ما ورد في الفقرة ثانيا وثالثا .
- احرص على حسن المظهر ولبس المشلح أو اللبس الرسمي في البلد ، إن كان لك منصبا وظيفيا فليرافقك من يعرف بك ويتولى الإجراءات الإدارية في الإستقبال .
- حاول أن توثق علاقتك بمسؤول الإستقبال أو مدير المكتب وأن تأخذ عنوانه الشخصي ، عند سؤال موظف الإستقبال عن الغرض من المقابلة أشعره بأنها لمجرد السلام ، أكتب ما تريد أن تتكلم عنه في خطاب وسلمه للمسؤول أو من ينوب عنه .
- كن هادئا ومتزنا ، تكلم بحقائق قدر المستطاع ، أثن على هذا المسؤول بما فيه ، إن لم يتيسر لك مقابلته فاطلب محادثته بالهاتف ، ثم سلم خطابك لمدير المكتب .

من موقع الحسبة